Wie funktioniert ein Audit? Die 7 Prinzipien und der Audit-Lebenszyklus

Viele verbinden mit „Audit“ eine Prüfung, bei der jemand Fehler sucht. Das greift zu kurz. Ein Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess, um objektive Nachweise zu sammeln und zu bewerten, wie gut etwas die festgelegten Kriterien erfüllt. Es geht nicht ums Erwischen, sondern ums belastbare Bild.

Drei Begriffe, die alles tragen

• Auditkriterien: der Maßstab – z. B. die Norm, eigene Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben.
• Auditnachweis: die Fakten – Dokumente, Aufzeichnungen, Aussagen, Beobachtungen.
• Auditfeststellung: das Ergebnis des Abgleichs von Nachweis gegen Kriterium (konform oder nicht).

Die sieben Prinzipien jedes seriösen Audits

Die Methodik für Managementsystem-Audits ist in ISO 19011 beschrieben. Sieben Prinzipien leiten jeden Auditor:

• Integrität – professionelle Vertrauenswürdigkeit und Ehrlichkeit.
• Faire Darstellung – wahrheitsgemäß und genau berichten, auch Unbequemes.
• Berufliche Sorgfalt – mit angemessener fachlicher Beurteilung arbeiten.
• Vertraulichkeit – sensibler Umgang mit allen Audit-Informationen.
• Unabhängigkeit – unparteiisch sein, Interessenkonflikte vermeiden.
• Faktengestützter Ansatz – Schlüsse nur auf Basis von Nachweisen (Stichprobe).
• Risikobasierter Ansatz – den Auditfokus dort setzen, wo das Risiko am größten ist.

Ein Audit beweist nie „alles ist perfekt“. Es bewertet anhand von Stichproben, ob das System nachweislich funktioniert – ehrlich und risikoorientiert.

Erst-, Zweit- oder Drittpartei?

• Erstparteien-Audit (intern): Die Organisation auditiert sich selbst – Pflicht in jedem Managementsystem.
• Zweitparteien-Audit: Ein Kunde auditiert seinen Lieferanten (Lieferantenaudit).
• Drittparteien-Audit: Eine unabhängige Zertifizierungsstelle auditiert mit dem Ziel der Zertifizierung.

Der Audit-Lebenszyklus

Egal welche Art – der Ablauf folgt demselben Muster:

• Anstoß & Planung: Ziel, Umfang, Kriterien und Auditprogramm festlegen.
• Vorbereitung: Dokumente sichten, Auditplan und Prüflisten erstellen.
• Durchführung: Eröffnungsgespräch, Nachweise sammeln (Befragung, Beobachtung, Dokumente), Stichproben ziehen.
• Bericht: Feststellungen klassifizieren, Auditbericht erstellen, Abschlussgespräch.
• Abschluss & Follow-up: Korrekturmaßnahmen verfolgen und ihre Wirksamkeit prüfen.

Gerade der letzte Schritt entscheidet über den Nutzen: Ein Audit, dessen Feststellungen niemand abarbeitet, war vergeudete Zeit. Deshalb gehört die Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen untrennbar dazu.