Wie läuft ein externes Zertifizierungsaudit ab? Stage 1 und Stage 2

Wer eine ISO-Zertifizierung anstrebt, durchläuft ein klar geregeltes, zweistufiges Verfahren bei einer akkreditierten Zertifizierungsstelle. Wer den Ablauf kennt, geht ohne Überraschungen hinein – und das ist der halbe Erfolg.

Vorab: Angebot und Vertrag

Sie schließen einen Vertrag mit einer Zertifizierungsstelle. Diese plant das Audit auf Basis Ihres Anwendungsbereichs, der Mitarbeiterzahl und der Komplexität – daraus ergibt sich die Zahl der Audittage. Wichtig: Eine Stelle, die Sie zertifiziert, darf Sie aus Unabhängigkeitsgründen nicht zugleich beraten.

Stage 1 – die Bereitschaftsprüfung

In der ersten Stufe prüft der Auditor vor allem Ihre Dokumentation und Ihre grundsätzliche Audit-Reife: Gibt es Leitlinie, Anwendungsbereich, Risikobeurteilung, die Kernverfahren und – je nach Norm – Nachweise wie ein Statement of Applicability? Stage 1 dient dazu, Lücken früh zu erkennen, den Stage-2-Termin zu planen und Überraschungen zu vermeiden.

• Prüfung der dokumentierten Information und des Anwendungsbereichs
• Bewertung, ob internes Audit und Managementbewertung durchgeführt wurden
• Klärung von Standorten, Schlüsselprozessen und offenen Punkten
• Ergebnis: Bereitschaft für Stage 2 – oder eine Liste zu schließender Lücken

Stage 2 – das Vor-Ort-Audit

In der zweiten Stufe geht es um die Wirksamkeit: Wird das, was auf dem Papier steht, auch gelebt? Der Auditor sammelt vor Ort (oder remote) Nachweise – durch Befragungen, Beobachtung und Einsicht in Aufzeichnungen. Geprüft wird die gesamte Norm, mit risikoorientierten Schwerpunkten.

Ein typischer Ablauf: Eröffnungsgespräch, Audit der Führung und der Kernprozesse entlang der Normkapitel, fortlaufende Notiz von Feststellungen, am Ende ein Abschlussgespräch mit Vorstellung der Ergebnisse.

Feststellungen, Maßnahmen, Entscheidung

Nichtkonformitäten müssen Sie mit Korrekturmaßnahmen und einer Ursachenanalyse beantworten; bei schweren Abweichungen ist ein Nachweis vor der Zertifikatserteilung nötig. Die eigentliche Zertifizierungsentscheidung trifft anschließend eine vom Auditteam unabhängige Stelle innerhalb der Zertifizierungsstelle – nicht der Auditor selbst.

Das Zertifikat gilt in der Regel drei Jahre – aber nur, wenn die jährlichen Überwachungsaudits bestätigen, dass das System weiter gelebt wird.

Die Rolle der Vorbereitung

Genau hier liegt der Hebel: Wer vor dem externen Audit eine ehrliche Gap-Analyse und ein internes Audit „wie die Zertifizierungsstelle“ durchläuft, kennt seine Schwachstellen vorher. Das externe Audit wird dann zur Bestätigung – nicht zum Risiko.