Alt-ERP ohne Schnittstelle: automatisieren statt ersetzen

Ein IT-Systemhaus hat mir vorgerechnet, was ein einziger fehlender Datenweg im Jahr kostet. Zwei Systeme, die nicht miteinander reden. Ein Warenwirtschaftssystem aus einer Zeit, in der Schnittstellen noch kein Verkaufsargument waren. Dazwischen ein Mensch, der Zahlen aus dem einen Fenster liest und in das andere tippt. Rund 16 Stunden im Monat. Das ist kein Ausreißer, das ist der Normalfall im Mittelstand, und fast niemand rechnet ihn aus.

Ich schreibe das nicht aus der Beraterperspektive. Ich führe selbst eine Präzisionstechnik-GmbH, und ich kenne den Moment, in dem man beschließt, dass es so eben läuft. Die Übertragung funktioniert ja. Sie kostet nur jeden Monat wieder Zeit, und weil sie nie ausfällt, taucht sie in keiner Störungsliste auf. Genau deshalb bleibt sie so lange stehen.

16 Stunden im Monat sind keine IT-Frage, sondern eine Rechnung

Rechnen Sie es einmal für sich durch, das braucht keine Beratung. 16 Stunden im Monat sind zwei volle Arbeitstage. Auf zwölf Monate hochgerechnet sind es rund 192 Stunden, also ungefähr 24 Achtstundentage. Ein Monat Arbeit, jedes Jahr, für das Umtippen von Daten, die bereits im Haus sind. Ich nenne bewusst keinen Stundensatz, weil Sie Ihren besser kennen als ich. Multiplizieren Sie einfach.

Das Bittere daran ist nicht die Zahl. Das Bittere ist, wer diese Arbeit macht. Es ist selten der günstigste Kopf im Haus. Es ist meistens der, der das Fachwissen hat, weil er beim Übertragen erkennt, wenn etwas nicht stimmt. Genau die Person sitzt dann da und tippt ab. In einem Arbeitsmarkt, in dem Sie diese Person kaum ersetzen können, ist das die teuerste Art, Zeit zu verbrennen.

Und es gibt einen Effekt, den keine Excel-Tabelle zeigt: Wer den halben Vormittag Daten überträgt, wird betriebsblind. Nach der dreißigsten Position schaut niemand mehr hin. Copy-Paste ist nicht nur langsam. Copy-Paste ist auch eine Fehlerquelle, die sich als Fleiß tarnt.

Copy-Paste ist keine Arbeit. Copy-Paste ist eine offene Rechnung, die jeden Monat neu gestellt wird.

Der teuerste Reflex heißt: neues System

Wenn ich diese Rechnung aufmache, kommt fast immer derselbe Vorschlag zurück. Dann brauchen wir ein neues ERP. Und manchmal stimmt das sogar. Nur ist es fast nie die erste Antwort, sondern die letzte.

Eine ERP-Ablösung ist kein Softwarekauf. Sie ist ein Projekt, das Ihre Stammdaten, Ihre Prozesse, Ihre Belegkette und Ihre Leute für Monate bindet. Sie zahlen nicht nur Lizenzen, Sie zahlen Migration, Schulung, Parallelbetrieb und die Fehler, die Sie in den ersten Wochen im laufenden Geschäft machen. Wer wegen 16 Stunden Übertragungsarbeit ein ERP tauscht, löst ein Zweitagesproblem mit einem Zweijahresprojekt.

Bevor Sie über den Ersatz reden, klären Sie drei Dinge:

• Ist der Prozess selbst sauber, oder tippen Ihre Leute Daten ab, die es in dieser Form gar nicht bräuchte? Erst Prozess, dann Tool, dann KI. In dieser Reihenfolge und in keiner anderen.
• Ist es wirklich eine fehlende Schnittstelle, oder ist der Weg aus dem Altsystem nur nicht bekannt? Viele Systeme können mehr exportieren, als der Betrieb weiß, weil es nie jemand gebraucht hat.
• Wie lange soll das Altsystem noch laufen? Für ein System, das in achtzehn Monaten ohnehin abgelöst wird, baut man keine Automatisierung mehr. Für eines, das noch fünf Jahre trägt, lohnt sie sich schnell.

Vier Wege um ein System ohne Schnittstelle herum

Wenn das Altsystem bleibt, gibt es im Wesentlichen vier Wege daran vorbei. Ich habe sie nach dem sortiert, was sie im Betrieb wirklich kosten, nicht nach dem, was sie auf einer Folie hermachen.

Zwei Hinweise aus der Praxis, die auf keiner dieser Zeilen stehen. Erstens: Bauen Sie die Übertragung immer nur in eine Richtung, solange es geht. Sobald zwei Systeme sich gegenseitig schreiben, brauchen Sie eine Regel, welches im Konflikt gewinnt, und diese Regel wird erfahrungsgemäß erst nach dem ersten Datenverlust aufgeschrieben. Zweitens: Lassen Sie die Automatisierung anfangs mitlaufen, ohne dass sie schreibt. Zwei Wochen im Leerlauf zeigen Ihnen die Sonderfälle, an die im Gespräch niemand gedacht hat, und die gibt es immer.

Sie sehen das Muster: Der technische Teil ist bei allen vier Wegen der einfachere. Was sie unterscheidet, ist die Frage, was passiert, wenn sich etwas ändert, und wer dann zuständig ist. Genau daran scheitern diese Lösungen im Mittelstand, nicht an der Technik.

Die Rechnung, die niemand aufmacht

Jede Automatisierung um ein System herum baut einen zweiten Weg, auf dem Ihre Geschäftsdaten laufen. Das ist völlig legitim. Nur ist dieser zweite Weg in dem Moment, in dem er läuft, ein Teil Ihrer Prozesse, und damit gelten dieselben Anforderungen wie für den ersten. Das wird regelmäßig vergessen, weil die Lösung als kleines Hilfsmittel beginnt.

Diese vier Fragen stelle ich in jedem Audit, bei dem so eine Lösung auftaucht:

• Nachvollziehbarkeit: Können Sie für einen einzelnen Datensatz zeigen, wann er übertragen wurde, aus welchem Stand, und was dabei verändert wurde? Wenn die Übertragung Buchungsrelevantes berührt, ist das keine Kür. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verlangen, dass ein Geschäftsvorfall in seiner Entstehung nachvollziehbar bleibt.
• Zugriffsrechte: Unter welchem Konto läuft der Dienst? In der Praxis sehe ich hier oft das persönliche Konto des Kollegen, der es gebaut hat, mit vollen Rechten und ohne Ablaufdatum. Das ist eine Abweichung, sobald Sie ein Informationssicherheits-Managementsystem betreiben, und ein Risiko, auch wenn Sie keines betreiben.
• Fehlerverhalten: Was passiert, wenn die Übertragung schiefgeht? Meldet sich das System bei jemandem, oder läuft es still weiter? Ein Lauf, der bei einem Fehler einfach nichts tut und Erfolg meldet, ist gefährlicher als gar keine Automatisierung, weil dann niemand mehr nachschaut.
• Zuständigkeit: Wer pflegt das Ding, wenn der Kollege in Elternzeit geht oder das Haus verlässt? Der Bus-Faktor ist im Mittelstand die unterschätzteste Kennzahl überhaupt. Wenn die Antwort ein einzelner Name ist, haben Sie kein Werkzeug gebaut, sondern eine Abhängigkeit.

Das gilt genauso, wenn KI im Spiel ist. Ob eine Belegerkennung Rechnungsdaten ausliest, eine Vision-Prüfung Teile sortiert oder ein Sprachmodell Bestellungen vorstrukturiert: Die Frage bleibt dieselbe. Wer schaut drauf, und woran sieht er, dass es stimmt? Automatisierung ohne Letztkontrolle ist kein Fortschritt. Sie ist ein Prozess, den niemand mehr beaufsichtigt.

Ein Lauf, der bei einem Fehler still weiterläuft, ist schlimmer als gar keine Automatisierung. Denn dann schaut auch niemand mehr hin.

Wann der Systemwechsel doch die richtige Antwort ist

Damit kein falscher Eindruck entsteht: Ich bin nicht grundsätzlich gegen die Ablösung. Ich bin dagegen, sie als Reflex zu behandeln. Es gibt Lagen, in denen jede Automatisierung um das Altsystem herum nur gutes Geld schlechtem hinterherwirft.

Die klarste davon ist der fehlende Support. Wenn der Hersteller das Produkt abgekündigt hat, es keine Sicherheitsaktualisierungen mehr gibt oder das System nur noch auf einem Betriebssystem läuft, das selbst aus dem Support ist, dann bauen Sie auf Sand. Eine Automatisierung verlängert dann nur die Zeit, in der niemand die unangenehme Entscheidung trifft.

Die zweite Lage ist der Datenbestand selbst. Wenn Ihre Stammdaten so verwachsen sind, dass jede zweite Auswertung Handarbeit braucht, hilft keine Schnittstelle. Eine Schnittstelle transportiert Ihre Datenqualität, sie verbessert sie nicht. Wer schlechte Daten schneller überträgt, hat schlechte Daten schneller an mehr Stellen.

Und die dritte: Wenn Sie die dritte oder vierte Umgehung um dasselbe System bauen, ist die Entscheidung längst gefallen, nur hat sie noch niemand ausgesprochen. Ab da pflegen Sie kein ERP mehr, sondern einen Flickenteppich, den nur noch zwei Leute im Haus überblicken.

• Kein Support und keine Sicherheitsaktualisierungen mehr: Ablösen, nicht umbauen.
• Stammdaten so verwachsen, dass jede Auswertung Handarbeit braucht: erst die Daten, dann alles andere.
• Dritte Umgehung um dasselbe System: die Entscheidung ist gefallen, sprechen Sie sie aus.
• Der Hersteller verlangt für jede Kleinigkeit ein Projekt: rechnen Sie die Abhängigkeit mit, nicht nur den Tagessatz.

In allen anderen Fällen gilt für mich die einfache Regel: Die kleinste Lösung, die das Problem wirklich beseitigt, ist die richtige. Nicht die vollständigste.

Wie ich vorgehen würde, bevor jemand etwas baut

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Werkzeug. Ich fange nie bei der Software an, sondern bei der Frage, was da eigentlich übertragen wird und warum.

In dem Fall des Systemhauses war der größte Hebel übrigens nicht die Automatisierung. Es stellte sich heraus, dass ein Teil der übertragenen Felder im Zielsystem gar nicht mehr ausgewertet wurde. Die wurden seit Jahren gepflegt, weil es immer so gemacht wurde. Das ist keine Ausnahme, das ist der Regelfall. Wer erst automatisiert und dann fragt, automatisiert seinen eigenen Ballast.

Und noch etwas, das mir wichtig ist: Sie brauchen für den ersten Schritt keinen Dienstleister. Die Messung, welche Felder wirklich gebraucht werden, macht Ihr eigener Fachbereich in zwei Stunden besser als jeder Externe. Holen Sie sich Hilfe für den Bau und für die Absicherung, nicht für das Zuhören.

Das ist meine Einordnung als Auditor und Geschäftsführer, keine Rechtsberatung. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre gewachsene Lösung im Ernstfall trägt, ist das genau die Art von Frage, die ein internes Audit beantwortet, bevor sie jemand anderes stellt.