Was darf KI-Beratung kosten? Make-or-Buy ehrlich gerechnet

Eine der häufigsten Fragen, die mir Geschäftsführer stellen, lautet: Was darf das denn kosten, so eine KI-Sache? Und fast immer ist es die falsche Frage. Nicht weil Geld egal wäre. Sondern weil der Tagessatz oder der Lizenzpreis nur der sichtbare Teil der Rechnung ist. Die eigentliche Frage ist: Was ist mir das wert, und wer trägt das Risiko, wenn es schiefgeht? Budder bei die Fische.

Ich schaue auf solche Investitionen aus der Sicht von jemandem, der prüft, statt verkauft. In fünf Branchen und fünf Ländern habe ich Audits gemacht, von der Luftfahrt bis zur Präzisionstechnik. Dabei sieht man immer wieder dasselbe Muster: Nicht der Preis entscheidet über Erfolg oder Reinfall, sondern die Frage, ob vorher jemand ehrlich gerechnet hat. Make or Buy. Selbst bauen oder zukaufen. Diese Frage gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Die falsche Frage und die richtige

Was kostet KI ist so sinnvoll wie die Frage, was eine Maschine kostet. Die Gegenfrage lautet immer: Welche Maschine, für welches Teil, in welcher Stückzahl, mit welcher Toleranz. Erst dann kann man über Geld reden. Bei KI ist es genauso. Ohne den Prozess dahinter ist jede Preisangabe geraten.

Die richtige erste Frage ist deshalb nicht der Preis, sondern der Wert. Was kostet mich der Prozess heute, in Zeit, Fehlern und verpassten Aufträgen? Wenn ein Mitarbeiter jeden Tag Stunden mit Copy-Paste zwischen zwei Systemen verbringt, hat das einen klaren Preis. Erst wenn dieser Wert auf dem Tisch liegt, lässt sich beurteilen, ob mehrere zehntausend Euro für eine zugekaufte Lösung viel oder wenig sind.

Was kostet das ist die falsche Frage. Was ist es mir wert, und wer haftet, wenn es kippt, ist die richtige.

Was Buy wirklich kostet

Beim Zukaufen schauen die meisten nur auf den Preis im Angebot. Der ist aber selten die ganze Rechnung. Dazu kommen die Kosten, die erst später sichtbar werden und über die Jahre oft den Kaufpreis übersteigen. Rechnen Sie diese Posten von Anfang an mit:

• Einführung und Anpassung: Tagessätze für Beratung und Customizing, oft vierstellig pro Tag, summieren sich schneller als gedacht.
• Laufende Lizenz oder Abo: was monatlich abfließt, solange Sie das Werkzeug nutzen.
• Abhängigkeit von fremden Update-Zyklen: Sie bekommen Änderungen, wenn der Anbieter sie liefert, nicht wenn Sie sie brauchen.
• Ausstiegskosten: Was kostet es, wieder herauszukommen, wenn die Daten beim Anbieter liegen?
• Wissen, das im Haus fehlt: Wenn niemand bei Ihnen versteht, was das Ding tut, zahlen Sie für jede Frage extra.

Besonders der Punkt Abhängigkeit wird unterschätzt. Ich habe Betriebe gesehen, die nicht updaten durften, weil eine Sperrfrist des Anbieters lief, während gleichzeitig die Cyberversicherung aktuelle Sicherheitsstände verlangte. Zwei Verträge, ein Konflikt, und der Mittelständler saß in der Mitte. Wer nicht Herr der eigenen Daten und Update-Zyklen ist, kauft sich neben dem Werkzeug auch ein Stück Fremdbestimmung ein. Das taucht in keinem Angebot auf, kostet aber im Ernstfall am meisten.

Was Make wirklich kostet

Selbst bauen klingt nach Kontrolle und nach Sparen. Beides stimmt, aber nur unter Bedingungen. Mit KI-gestützter Entwicklung kann man heute erstaunlich schnell einen Prototyp bauen, der beeindruckt. Der Prototyp ist aber der billige Teil. Teuer wird, was danach kommt.

Ein Werkzeug, das echte Geschäftsprozesse trägt, braucht mehr als eine funktionierende Demo. Es braucht eine saubere Datenarchitektur, damit die Ergebnisse stimmen. Es braucht Tests, damit ein Update nicht still etwas anderes kaputtmacht. Es braucht Sicherheit, weil hier echte Unternehmensdaten durchlaufen. Und es braucht Wartung, weil Software altert. Wer diese vier Dinge weglässt, baut keinen Vorteil, sondern ein Risiko mit schöner Oberfläche.

Dazu kommt der Bus-Faktor, eine Frage, die ich in jedem Sparring stelle: Was passiert, wenn der eine Mensch, der das gebaut hat, ausfällt? Elternzeit, Jobwechsel, Krankheit. Wenn dann niemand sonst das Tool versteht, ist die eigene Lösung genauso eine Abhängigkeit wie die zugekaufte, nur dass der Anbieter im eigenen Haus sitzt und vielleicht morgen kündigt. Make ist kein Freifahrtschein. Es verschiebt nur, wo die Verantwortung liegt.

Wer finanziert hier wessen Forschung?

Ein Satz, bei dem ich hellhörig werde: Die Zahlen liefern wir nach der Bedarfsanalyse. Wenn am Ende einer bezahlten Analyse kein greifbares Ergebnis steht, sondern nur die Empfehlung, weiter zu beraten, dann zahlen Sie für die Lernkurve des Anbieters, nicht für Ihren Fortschritt. Das ist menschlich, aber Sie sollten es wissen und benennen.

Seriöse Beratung macht sich überflüssig, indem sie Sie handlungsfähig macht. Am Ende einer guten Analyse liegt etwas Konkretes auf dem Tisch: eine Prozesslandkarte, eine Entscheidungsvorlage, ein klarer Make-or-Buy-Vergleich mit Zahlen. Etwas, das in Ihrem Haus bleibt und auch ohne den Berater weiterträgt. Fragen Sie deshalb vorab, was genau am Ende vorliegt. Wer das nicht klar beantworten kann, verkauft Ihnen Zeit, kein Ergebnis.

Dasselbe gilt für große Standardsysteme. Vierstellige Tagessätze für die Anpassung eines bekannten Systems sind im Markt normal. Die Frage ist nicht, ob das viel ist, sondern ob das angepasste Ergebnis am Ende Ihnen gehört oder ob Sie für jede weitere Änderung wieder anstehen müssen. Wer zahlt, sollte am Ende auch besitzen, was er bezahlt hat.

Die ehrliche Make-or-Buy-Rechnung

Eine belastbare Rechnung beginnt nicht beim Werkzeug, sondern beim Prozess. Erst der Prozess, dann das Tool, dann die KI. Solange der Ablauf unklar ist, automatisieren Sie nur den vorhandenen Murks, schneller und teurer. Eine KI auf einen kaputten Prozess gesetzt liefert denselben Fehler, jetzt aber tausendfach und mit dem Stempel objektiv.

Steht der Prozess, vergleichen Sie nicht Kaufpreis gegen Bauaufwand, sondern die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre. Auf beiden Seiten gehören Einführung, laufender Betrieb, Wartung, Sicherheit und der Ausstieg dazu. Und auf beiden Seiten gehört eine ehrliche Antwort auf zwei Fragen dazu: Wem gehören am Ende die Daten? Und wer im eigenen Haus versteht das Ding gut genug, um es zu prüfen und im Notfall abzuschalten?

Faustregel aus der Praxis: Standardaufgaben kauft man, Spezialaufgaben baut man. Ein Problem, das tausend andere Betriebe genauso haben, ist beim Zukauf meist günstiger und sicherer. Ein Ablauf, der Ihr Alleinstellungsmerkmal ist und nirgends von der Stange passt, rechtfertigt eher eine eigene, schlanke Lösung. Der teure Fehler ist, beides zu verwechseln: das Besondere von der Stange zu kaufen und das Standardisierte aufwendig selbst zu bauen.

Drei Fälle aus dem Mittelstand

Damit das nicht abstrakt bleibt, drei typische Situationen und wie die Make-or-Buy-Frage jeweils ausfällt:

• Eine KI, die Bewerbungen vorsortiert: Das ist Standard und zugleich heikel, weil Menschen betroffen sind. Hier spricht viel für ein geprüftes, zugekauftes System mit klarer Dokumentation, denn die rechtlichen Anforderungen sind hoch und ein selbstgebauter Sortierer ohne Bias-Prüfung ist ein echtes Risiko.
• Eine Kamera mit Modell, die in der Endkontrolle Bauteile prüft: Hier hängt alles an Ihren Teilen, Ihren Toleranzen, Ihrem Licht. Das ist selten von der Stange, und die Daten sind Ihr Kapital. Oft lohnt eine eigene oder eng angepasste Lösung, deren Modell und Daten Ihnen gehören.
• Eine KI, die im ERP Aufträge anlegt: Das hängt komplett an Ihrem konkreten ERP und Ihren Stammdaten. Buy scheitert oft an der fehlenden Schnittstelle, Make lohnt nur, wenn der Prozess vorher sauber steht. Hier entscheidet die Hausaufgabe Prozessklarheit, nicht der Preis.

Drei Fälle, drei verschiedene Antworten. Genau das ist der Punkt: Es gibt keine pauschale Regel und keinen pauschalen Preis. Es gibt nur die ehrliche Rechnung für genau Ihren Prozess.

Was ein Auditor an der Kostenfrage sieht

Ein Verkäufer will, dass Sie kaufen. Ein Auditor will, dass es hält. Bei der Kostenfrage heißt das: Das billigste Werkzeug kann das teuerste werden, wenn niemand es bedienen, prüfen oder im Notfall abschalten kann. Ich habe Betriebe gesehen, die eine Lösung gekauft haben, weil die Präsentation gut war, und ein Jahr später doppelt zahlten, einmal für das Werkzeug und einmal für die Aufräumarbeit.

Deshalb gehört in jede Make-or-Buy-Rechnung die Frage nach Verantwortung und Nachvollziehbarkeit. Wer prüft den Output, nach welcher Regel, wer unterschreibt am Ende. Das ist kein Papierkram, das ist Risikokontrolle. Genau diese Haltung steckt auch in einem Managementsystem für KI nach ISO/IEC 42001: benannte Verantwortung, geprüfter Output, dokumentierte Prozesse statt Bauchgefühl. Eine Investition, die das mitdenkt, ist selten die billigste im Angebot und fast immer die günstigste über die Jahre.

Am Ende ist die Kostenfrage bei KI dieselbe wie bei einem neuen Lieferanten in der Fertigung. Niemand würde einen Zulieferer ohne Prüfung in die Serie nehmen, nur weil der Preis stimmt und der Vertrieb sympathisch war. Referenzen, Nachvollziehbarkeit, klare Verantwortung, Ausstiegsmöglichkeit. Wer diese Maßstäbe an eine KI-Investition anlegt, stellt automatisch die richtige Frage. Nicht was kostet das, sondern was ist es wert und wer steht am Ende dafür gerade.