Lieferanten-Nachweise: Was ein Zertifikat nicht beweist

Die Szene wiederholt sich in fast jedem Lieferantengespräch. Ich frage nach einem Nachweis, und über den Tisch kommt eine PDF-Urkunde: Firmenname, Normnummer, ein Siegel, unten zwei Unterschriften. Sehr ordentlich. Nur beantwortet sie meine Frage nicht, und das merkt man erst, wenn man sie umdreht und den Anhang liest.

Ein Zertifikat belegt, dass eine Stelle zu einem Zeitpunkt einen festgelegten Geltungsbereich geprüft und für konform befunden hat. Es belegt nicht, dass die Leistung, die Sie einkaufen, in diesem Geltungsbereich liegt. Es belegt auch nicht, wie das System sich heute verhält. Beides sind eigene Fragen, und beide beantwortet nur, wer die richtigen Unterlagen anfordert.

Ich sitze in beiden Rollen: Ich prüfe Lieferanten für Kunden, und ich bin selbst Lieferant, der Nachweise herausgeben muss. Deshalb hier die Liste, die ich tatsächlich anfordere, und die eine Frage, mit der ich anfange.

Die Frage, mit der ich anfange

Sie lautet nicht „Sind Sie zertifiziert?“, sondern: **Deckt der Geltungsbereich das ab, was Sie für uns tun?** Diese Frage klingt nach Formalie und ist der häufigste Treffer.

Ein Geltungsbereich ist ein Satz, und er ist eng. Er nennt Tätigkeiten, oft Standorte, manchmal Produktlinien. Ein Anbieter kann für die Entwicklung und den Vertrieb seiner Software am Hauptstandort zertifiziert sein, während der Betrieb Ihrer Instanz in einer Tochtergesellschaft läuft, die nicht im Geltungsbereich steht. Das Zertifikat ist echt, die Aussage stimmt, und für Ihren Anwendungsfall trägt sie trotzdem nichts.

Deshalb reicht die Urkunde nie. Sie brauchen den Geltungsbereich im Wortlaut, und Sie brauchen ihn neben Ihrer eigenen Leistungsbeschreibung liegend. Wenn beides nicht deckungsgleich ist, ist das kein Ausschlussgrund, aber es ist der Punkt, an dem das Gespräch anfängt statt aufhört.

Ein Zertifikat beantwortet die Frage, ob geprüft wurde. Es beantwortet nicht die Frage, ob das Geprüfte Ihr Fall ist.

Sechs Unterlagen, die ich anfordere

Nichts davon ist exotisch, und nichts davon verlangt Betriebsgeheimnisse. Es sind Unterlagen, die ein Anbieter mit funktionierendem Managementsystem ohnehin führt.

• Das Zertifikat mit dem Geltungsbereich im Wortlaut, nicht nur die Urkunde. Dazu die ausstellende Stelle und deren Akkreditierung. Ein Zertifikat einer nicht akkreditierten Stelle ist nicht wertlos, aber es ist eine andere Aussage, und Sie sollten wissen, welche Sie in der Hand halten.
• Die Erklärung zur Anwendbarkeit, wenigstens für die Maßnahmen, die Ihren Fall betreffen. Dort steht, was der Anbieter für anwendbar hält und was er ausgeschlossen hat. Ein Ausschluss ist zulässig und muss begründet sein; die Begründung ist der eigentliche Nachweis.
• Die technische Dokumentation der gelieferten Komponente und eine Beschreibung, wie sie in Ihre Systeme eingebunden ist. ISO/IEC 42001 verlangt in A.10.3 ausdrücklich, dass dokumentiert wird, wie ein geliefertes System integriert ist.
• Die Änderungsanzeige. Auf welchem Weg und mit welchem Vorlauf erfahren Sie, dass sich Modellversion, Systemprompt oder Unterauftragnehmer ändern? Ohne diesen Punkt ist jeder andere Nachweis ein Stichtag ohne Fortschreibung.
• Den Eskalationsweg für Korrekturmaßnahmen: an wen Sie sich wenden, in welcher Frist reagiert wird, und was geschieht, wenn die Komponente nicht bestimmungsgemäß arbeitet. A.10.3 sieht ausdrücklich vor, dass die Organisation den Zulieferer zu Korrekturmaßnahmen auffordert.
• Die Liste der Unterauftragnehmer, soweit sie Ihre Daten oder Ihre Verarbeitung berühren. Bei Auftragsverarbeitung ist das ohnehin Pflicht; bei KI-Diensten ist es der Punkt, an dem sich herausstellt, dass hinter dem Produkt ein fremdes Modell steht.

Was ich bewusst nicht als Selbstverständlichkeit fordere, ist der vollständige Auditbericht. Den gibt kaum ein Anbieter heraus, und er muss es auch nicht. Verhandelbar ist in aller Regel eine Zusammenfassung mit dem Stand offener Abweichungen. Wer die verweigert und gleichzeitig mit dem Zertifikat wirbt, sagt damit etwas aus.

Der Lieferant, den niemand bewertet

Es gibt eine Abweichung, die ich so oft sehe, dass sie in ISO/IEC 42001 als typischer Fall benannt ist: KI-Lieferanten laufen im allgemeinen Lieferantenmanagement mit, und das priorisiert nach Auftragswert. Der Anbieter eines Basismodells kostet im Monat weniger als der Reinigungsdienst und bestimmt gleichzeitig, wie sich Ihre Angebotsprüfung, Ihre Vorauswahl oder Ihre Belegerfassung verhält.

Er fällt damit durch jedes Raster, das Geld als Maßstab nimmt. A.10.3 verlangt deshalb ausdrücklich, Lieferanten nach Art, nach geliefertem Produkt und nach Risiko zu unterscheiden, nicht nach Rechnungssumme. Der Leitfaden in Anhang B zählt auf, wie unterschiedlich das ausfallen kann: Datensätze, Algorithmen, Modelle, einzelne Programmbibliotheken bis hin zum kompletten System, das in einem anderen Produkt steckt.

Für die Praxis heißt das: Die Frage ist nicht, wie viel ein Lieferant kostet, sondern wie weit sein Ergebnis in Ihre Entscheidungen durchschlägt und wie schnell Sie es merken würden, wenn es kippt.

Was in den Vertrag muss, damit Sie überhaupt etwas bekommen

Nachweise, die nicht vereinbart sind, bekommen Sie später nicht. Nach der Unterschrift ist Ihre Verhandlungsposition schwächer als vorher, und beim Anbieter entscheidet dann der Support, nicht der Vertrieb.

Die Norm sagt dasselbe aus ihrer Richtung. ISO/IEC 42001 verlangt in A.10.2 eine dokumentierte Verteilung der Verantwortung zwischen den Beteiligten mit Vertragsbezug, und in A.10.3 ein Lieferantenverfahren, dessen Anforderungen vertraglich abgesichert sind. In der ISO/IEC 27001 entspricht dem A.5.19 für Lieferantenbeziehungen und A.5.20 für das, was in den Vereinbarungen tatsächlich stehen muss. Und bei personenbezogenen Daten liefert Artikel 28 DSGVO ohnehin einen Pflichtkatalog, der die Unterauftragnehmer und die Nachweispflicht einschließt.

Vier Punkte gehören für mich in jeden Vertrag mit einem KI-Lieferanten: das Recht, die genannten Unterlagen jährlich und bei wesentlichen Änderungen anzufordern; eine Anzeigepflicht bei Wechsel von Modellversion oder Unterauftragnehmer; eine Frist für die Reaktion auf gemeldete Fehlfunktionen; und die Zustimmung zu einem Lieferantenaudit, wenigstens als Fernprüfung. Das letzte kostet Sie eine Verhandlungsrunde und erspart Ihnen später die Diskussion darüber, ob Sie überhaupt fragen dürfen.

Wenn der Lieferant nichts herausgibt

Das kommt vor, und es ist nicht immer böser Wille. Große Anbieter haben standardisierte Auskunftspakete und weichen davon nicht ab, kleine haben schlicht nichts Geschriebenes. Beides ist ein Ergebnis, mit dem Sie arbeiten können, wenn Sie es festhalten.

Ich schreibe in solchen Fällen auf, was angefordert wurde, was kam, was nicht kam und mit welcher Begründung. Daraus wird eine Risikoentscheidung, die jemand mit Namen trifft, statt einer Lücke, die niemandem gehört. Wer diesen Schritt auslässt, hat den Lieferanten nicht geprüft, sondern nur gefragt.

Und dann gibt es die dritte Möglichkeit, die im Mittelstand oft die beste ist: Sie prüfen selbst. Ein Zweitparteien-Audit beim Lieferanten beantwortet in zwei Tagen Fragen, auf die eine Urkunde nie eine Antwort gibt, und es kostet weniger als der Schaden, den ein still ausgetauschtes Modell in einem Jahr anrichtet.